Wo internationale Rekrutierung tatsächlich scheitert

Wenn ein Haus über internationale Rekrutierung spricht, geht es fast immer um die erste Frage: Wie finden wir Kandidatinnen und Kandidaten? Nach unserer Erfahrung ist das der am wenigsten kritische Teil. Fachkräfte gibt es. Was fehlt, ist eine Strecke, auf der sie ankommen.

Wir nehmen diese Strecke deshalb als Ganzes auf. Sie besteht aus neun Schritten, und an jedem einzelnen gehen Zeit und Menschen verloren. Wer nur den ersten und den letzten misst, sieht das Problem nicht.

Die neun Schritte

Herkunftsmarkt. Welche Länder bilden im gesuchten Beruf aus, in welcher Qualität, in welcher Menge, und wie steht es dort um Abwerbung durch andere Zielländer?
Ansprache. Über welche Kanäle, mit welchem Versprechen, und in welcher Sprache?
Auswahl. Fachliche Eignung, Motivation, Bleibewahrscheinlichkeit.
Sprache. Vom Einstieg bis zum berufsbezogenen Niveau, meist über viele Monate.
Anerkennung. Antrag, Gleichwertigkeitsprüfung, Anpassungsmaßnahme oder Kenntnisprüfung. Für Deutschland führt das Portal Anerkennung in Deutschland die zuständigen Stellen je Beruf und Bundesland. In Österreich läuft der Weg über eigene Stellen, die Logik bleibt dieselbe.
Visum. Terminvergabe, Unterlagen, Bearbeitung, Ausstellung.
Einreise und Ankunft. Wohnung, Konto, Anmeldung, Krankenversicherung.
Einarbeitung. Fachlich, sprachlich, kulturell, und zwar gleichzeitig.
Bindung. Das erste Jahr entscheidet, ob sich die gesamte Kette gerechnet hat.

Die Schritte vier bis sechs machen den Großteil der Durchlaufzeit aus. Sie sind zugleich diejenigen, in denen ein Haus am wenigsten sieht, weil sie außerhalb der eigenen Organisation stattfinden. Genau dort brechen Prozesse ab, ohne dass es jemand bemerkt.

Drei Messfehler, die fast überall vorkommen

Bestandszahlen statt Kohorten

Die häufigste Auswertung lautet: Wie viele Fachkräfte haben wir dieses Jahr eingestellt? Diese Zahl sagt wenig. Sie mischt Menschen, die vor zwei Jahren gewonnen wurden, mit Menschen aus dem laufenden Jahrgang. Aussagekräftig wird es erst, wenn eine Kohorte über die gesamte Strecke verfolgt wird. Von hundert Personen, die im Januar 2024 zugesagt haben, wie viele haben im Januar 2026 noch gearbeitet? Diese eine Zahl ordnet ein ganzes Programm ein.

Durchlaufzeit ohne Schrittzerlegung

Viele Häuser kennen die Gesamtdauer von der Zusage bis zum ersten Arbeitstag. Kaum eines kennt die Dauer je Schritt. Ohne diese Zerlegung lässt sich nicht entscheiden, wo Geld sinnvoll eingesetzt ist. Zusätzliche Sprachkurse helfen nicht, wenn die Verzögerung in der Anerkennungsbehörde liegt.

Abbruch ohne Grund

Abbrüche werden gezählt, aber selten begründet. Dabei sind die Gründe unterschiedlich behandelbar. Wer wegen eines konkurrierenden Angebots abspringt, ist ein Marketingthema. Wer wegen einer verlorenen Urkunde abspringt, ist ein Prozessthema. Wer nach acht Monaten Warten aufgibt, ist ein Geschwindigkeitsthema. Ohne Kategorisierung sieht alles gleich aus.

Was eine gute Aufnahme liefert

Am Ende einer Prozessaufnahme steht kein Bericht, sondern eine Tabelle. Für jeden der neun Schritte drei Werte: mediane Dauer, Abbruchquote, Kosten je erfolgreich abgeschlossenem Schritt. Aus diesen siebenundzwanzig Zahlen ergibt sich die Rangfolge der Maßnahmen fast von selbst.

Unsere Erfahrung aus mehr als zehn Jahren in diesem Feld: In den meisten Häusern liegen zwei Schritte deutlich über dem Durchschnitt, und beide sind organisatorisch lösbar. Sie liegen nur nicht dort, wo die Aufmerksamkeit gerade ist.

Was daraus für die Führung folgt

Erstens gehört die Verantwortung für die gesamte Strecke in eine Hand. Solange die Personalabteilung für die Gewinnung zuständig ist und die Fachabteilung für die Einarbeitung, verantwortet niemand die Übergabe dazwischen.

Zweitens braucht die Strecke eine eigene Berichtslinie. Ein Programm, das über achtzehn Monate läuft, taucht in einem Quartalsbericht nicht sinnvoll auf.

Drittens ist Geschwindigkeit ein Qualitätsmerkmal. Jeder Monat Wartezeit erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein anderes Land schneller ist. Wer die Durchlaufzeit halbiert, verbessert die Bindung, ohne einen einzigen Euro in Bindungsmaßnahmen zu stecken.

Weiterlesen

Welche dieser neun Schritte sich automatisieren lassen und welche in menschlicher Hand bleiben, steht in Was KI im Recruiting übernehmen kann und was bei Menschen bleibt. Wie wir eine solche Aufnahme in einem Haus durchführen, beschreibt das Leistungsfeld Rekrutierung aus dem Ausland.